Desde que foi criada e sancionada no ano de 2020, a LGPD, sigla para Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, vem preocupando muitos gestores. Afinal, há riscos de multas milionárias em caso de erros na gestão de dados.
Essa lei tem como objetivo proteger as informações pessoais dos indivíduos, mantendo-os em sigilo por parte das empresas, e isso inclui a própria gestão contábil e fiscal, que processa esses dados sensíveis todos os dias.
Sendo assim, se uma empresa ou mesmo órgão público faz uso de dados de pessoas físicas, como CPF, RG, estado civil ou endereço de moradia, é necessário que essas informações sejam solicitadas e tenham consentimento do seu titular para que sejam usadas.
Mais ainda, é fundamental proteger ao máximo esses dados para evitar qualquer tipo de vazamento ou roubo de informações, o que pode gerar multas para a empresa.
Ações que uma empresa precisa tomar para reduzir os riscos com a gestão de dados após a LGPD
Após a criação da LGPD na gestão de dados, é importante que as empresas tomem alguns cuidados importantes ao realizar a gestão de dados de terceiros.
Alguns deles são:
- Nomear pessoas responsáveis para lidar diretamente com a gestão de dados e reduzir os riscos;
- Criar processos seguros para realizar a coleta da autorização dos usuários para utilização dos seus dados sensíveis;
- Fazer investimentos na segurança da informação a fim de evitar possíveis vazamentos ou ainda acessos não autorizados dos dados por terceiros.
Esses dados sensíveis, aliás, possuem uma enorme rigidez quanto à sua gestão segura e responsável para que eles não sirvam como base para realização de discriminações de qualquer tipo contra os indivíduos, como por origem étnica e racial, por exemplo.
Punições para quem não segue corretamente a LGPD
A empresa que não faz uma correta gestão de dados ou assume os riscos de vazamento ou do uso indevido dessas informações, está sujeita a punições. Entre elas, podemos citar a multa de 2% sobre o faturamento da empresa, até um limite máximo de R$ 50 milhões, além de várias outras sanções.
A questão da gestão fiscal de dados com a LGPD
No caso de documentos fiscais, a nova legislação da LGPD na gestão de dados fiscais faz com que o armazenamento e o registro de arquivos de notas fiscais que são emitidas pela empresa seja feito por 5 anos.
A empresa vai precisar ter uma solução que ajude tanto na gestão fiscal e tributária, quanto no armazenamento dos dados.
Essas plataformas, portanto, não só permitirão que a empresa evite problemas com a legislação ao não proteger e utilizar corretamente os dados, como também com a própria Receita Federal.
Outro ponto fundamental é que as empresas precisam monitorar os possíveis riscos e as ameaças a esses dados, mantendo a política transparente sobre o uso dos dados dos usuários.
Todos esses pontos a respeito da transparência na coleta e uso dos dados por parte da empresa faz com que se tenha em mente como é importante que a LGPD esteja totalmente integrada aos processos da empresa.
Não importa qual o tamanho do negócio, a adequação com a LGPD e os cuidados com os dados garantem que o empreendimento estará seguro contra riscos na gestão de dados e multas milionárias.
Implantar é mais simples do que parece
A adequação das empresas à gestão de dados conforme a LGPD, em especial na questão fiscal e tributária, é imprescindível, para evitar problemas com a lei e com a Receita Federal, é mais simples do que aparenta. Por mais que todas as normas a serem seguidas aparentam ser um bicho de sete cabeças e assustem os gestores e CEOs, negligenciá-las pode assustar ainda mais, já que as punições são severas.
Utilizar-se de ferramentas seguras e transparentes para essa gestão de dados, estejam integradas a todos os processos da empresa, fará uma enorme diferença para empreendimentos de qualquer porte. Sempre há uma solução ideal para cada tamanho de empresa, que vai demandar mais ou menos tempo, de acordo com o plano de implantação e o volume de informações a serem gerenciadas.
