O Controle de Notas Fiscais é uma parte vital da gestão financeira de qualquer empresa. Afinal, é através desse controle efetivo que se registram todas as transações comerciais, sendo essencial para o cumprimento das obrigações fiscais e para a tomada de decisões estratégicas sobre o futuro da empresa.

Com o avanço da tecnologia, o controle automatizado de notas fiscais tornou-se uma opção valiosa para empresas de todos os tamanhos. No entanto, é preciso saber como implantar um sistema tão importante na sua empresa, de acordo com a necessidade real do seu negócio, portanto, atenha-se aos seguintes fatores:

1. Escolha a Solução Certa

O primeiro passo para um controle efetivo de notas fiscais automatizado é escolher a solução adequada à realidade da sua empresa. Existem diversas opções no mercado, desde softwares de gestão financeira até sistemas especializados em automação fiscal. Porém, ao escolher um deles é importante considerar:

• Compatibilidade com o ERP: Se a sua empresa já utiliza um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), é fundamental que a solução de automação de notas fiscais seja compatível e integrável com esse software. Isso garante uma sincronização eficiente entre os processos.

• Conformidade Legal: Certifique-se de que a solução escolhida está em conformidade com a legislação fiscal vigente. Ela deve ser capaz de gerar notas fiscais que atendam a todos os requisitos legais e esteja preparada para possíveis atualizações na legislação.

• Facilidade de Uso: Uma solução intuitiva e de fácil utilização é essencial para garantir a adesão dos colaboradores. Treinamentos extensos podem ser dispendiosos e dificultar a transição para o novo sistema.

• Funcionalidades Adicionais: Além da emissão e armazenamento de notas fiscais, muitas soluções oferecem funcionalidades extras, como controle de estoque, gestão de contas a pagar e a receber, entre outras. Avalie quais são essenciais para a sua empresa.

2. Automatize Processos-Chave

Uma das grandes vantagens do controle de notas fiscais automatizado é a capacidade de reduzir a intervenção manual nos processos. Isso não apenas economiza tempo, mas também minimiza erros humanos que podem resultar em problemas fiscais e por fim economia de recursos financeiros.

Algumas das principais áreas que podem ser automatizadas incluem:

• Emissão de Notas Fiscais: O processo de emissão pode ser totalmente automatizado, desde a geração do documento até a sua entrega ao cliente. Isso reduz o risco de erros de preenchimento e agiliza o fluxo de trabalho.

• Conciliação Bancária: A integração com o sistema bancário permite a conciliação automática entre as notas fiscais emitidas e os pagamentos recebidos. Isso facilita o controle de contas a receber e oferece uma visão precisa da saúde financeira da empresa.

• Controle de Estoque: Para empresas que lidam com produtos físicos, a automação do controle de estoque é crucial. Ela ajuda a evitar falhas no registro de entradas e saídas, garantindo um inventário preciso.

3. Implemente a Gestão de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e)

A gestão de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) é uma prática essencial para empresas que buscam um controle efetivo de notas fiscais automatizado. Os DF-es englobam diversos tipos de documentos, como NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), entre outros.

Ao implementar a gestão de DF-es, a empresa ganha os seguintes benefícios:

• Redução de Custos: A eliminação do papel e a automatização do processo reduzem os gastos com impressão, armazenamento físico e envio de documentos.

• Agilidade nos Processos: A transmissão eletrônica de documentos agiliza a comunicação com órgãos governamentais e clientes, reduzindo o tempo de resposta.

• Conformidade Legal: A gestão de DF-es assegura que todos os documentos fiscais estejam em conformidade com a legislação vigente, evitando penalizações e multas.

A Corporato pode te ajudar a dar este passo crucial para a modernização e eficiência dos processos financeiros de sua empresa. Conheça as soluções que oferecemos para automatizar e integrar os processos-chave e deixe sua empresa preparada para enfrentar todos desafios fiscais e financeiros do mercado atual. Investir em tecnologia com a Corporato, não apenas traz benefícios operacionais, mas também contribui para a conformidade legal e a sustentabilidade do negócio a longo prazo.